議事録の書き方 第一弾：議事録の目的と会議におけるメモの取り方
議事録をとってくださいと言われました。自分なりに書いてみたんですが、先輩にめっちゃ怒られました…
会社員であれば誰もが一度は経験するであろう、議事録の作成
とくに入社したての新人の時期は、議事録の作成が自分の裁量で大きく力を発揮できるチャンスであり、怒られがちな難関でもあったりします。
君の議事録はビジネス文書になってないよ。こんなおこちゃまな表現じゃ、ダメダメ！
ここに書いてある「資料を送付」ってなんの資料だっけ？これだけじゃ全然わからないよ
こんなことを言われた経験はありませんか？
「議事録の書き方」や「議事録を書くコツ」といったノウハウは巷に溢れていますが、ざっくり要約すると
くらいのことが書かれていることが多い気がします。（ほーりー調べ）
分からん！！！
もちろん、意図はわかります。一方で、それを実践するためにはどうしたらいいのか。そのあたりを紹介している本やサイトって案外少ないのかなぁと思いました。（良い文献があったら是非教えてください。）
この辺りは本当に人それぞれの工夫次第かもしれませんが、私が普段議事録を書く上で気を付けている点や、書き方などをまとめてみようと思いました。人が書いた議事録をレビューする立場になって改めて議事録の難しさや奥深さが分かった部分も多いので、見る側の目線も踏まえてご紹介いたします。
その時々で、議事録の書き方や在り方は変わってきますが、根幹となる部分は変わらず応用が利くと思いますので、何かのご参考になれば幸甚です。
- そもそも議事録って？
- 会議中、どうやって議事メモを取るべき？
そもそも議事録って？
ひとことで議事録と言っても、色々な種類のものがあります。
- 純粋な逐語録…会議中の発言を一言一句違わず、全て発言者の発言通りに記録するもの。録音した音声を聞きながら全ての言葉を起こしていくテープ起こしや文字起こしという作業自体も、広い意味での逐語です。（例：裁判所、官公庁向けに提出する議事録など）
- よく言われる逐語録…会議中の全発言を、発言の順番通りにすべて記録するもの（必ずしも発言者の発した文言で記載する必要はない）。厳密な意味では逐語ではない。（例：どちらかというと自分やプロジェクトメンバー間で共有する議事メモとして作成）
- 要約（概略、要旨）…会議中の重要な発言（意思決定に関わるもの、論点の提示、ToDoの確認など）を要約して整理したもの（例：一般企業のお客様に提出する議事録として作成）
など
会議やクライアントによっては形式が定められているものや、決定事項（意思決定を目的とする会議での結論）とToDo（参加者が次に取るべき行動）のみを記載する場合もありますが、どんな形式の議事録であれ、その目的は会議の内容を参加者・非参加者に過不足なく正確に伝えることにあります。
会議の参加者に対しては次のアクションを促すための備忘録として、会議に参加できなかった人に対しては内容の伝達手段として活用されます。
また、決定事項を明確にすることで、あとから「言った」「言ってない」の水掛け論が起こることを防ぐことができます。
議事録がちゃんと書けていないと、「その発言にそんな意図があるなんて読み取れない！！」とあとから問題になったりします。だからこそ、議事録は重要なんです！
それゆえ議事録では、誰が、どういう経緯でこのような決定や判断をしたのか（決定事項）かが明確であり、参加者が次に取るべき行動（ToDo）が備忘録として漏れなく記載されていることが求められます。
逆に言えば、最低限そこだけ抑えられていれば良いとも言えます。
next…会議中、どうやって議事メモを取るべき？
