怒られない議事録の書き方とは？正しいビジネス文書ってなんなのさ

議事メモから議事録にするには？

えらいひと

議事録で最も大切なのは早さである。一秒でも早く書き上げなさい。

議事メモをとり、議事録のフォーマット、ルールが決まったらいざ議事録を書き始める段階です。ここまで準備できていれば、議事録として作成するのはあっという間です。

（補完された部分も含め）必要な内容が網羅された議事メモがあり、書き方のルールを自分の中で持っていれば、あとは少し体裁を綺麗にするだけで立派な議事録になるはずです。

えらいひとも言ってますが、議事録は早さが大切です。ToDoとして次のアクションを促す必要があるからというのも勿論大切な理由ですが、正直そこに時間をかけすぎると「さぞ、凄い議事録が出てくるのだろう」と期待値も上がってしまいます。また、時間をかければかけるほど「本来やらなければいけなかった他の仕事」ができなくなってしまいます。

なので、焦る必要はありませんができる限り早く提出をしましょう。また、悩んだ部分や分からない部分に関しては一人で考え込まず、出席していたほかのメンバーに直接聞きましょう。まだみんなの記憶が新鮮なうちであれば、補完しやすいというのも大きな理由です。

どのくらいを目安に作成すれば良いんですか？

正直、厳密には会議後何時間ですとは言いづらいです。その会議の盛り上がり具合や長さによっても大きく左右される部分なので。ただ、できれば当日中、遅くとも翌日には出せるようにしましょう。

じゃぁとりあえず、テキトーに書いて出しちゃおう！！あとで修正してもらえばいいし！！

「早くしろ」と焦らされてしまうと、そういう風に考えてしまいますよね。ただ、修正しないといけないところが沢山あると、確認者の時間も多く使ってしまうことになります。結果として議事録にかける時間が増えてしまい、プロジェクト全体で見たときに良いパフォーマンスが出せなくなってしまいます。

なので、塩梅は難しいですが

議事録の作成時間＝担当者のドラフト時間＋確認者の確認時間

と考えて、その時間が最も短くなることを目指しましょう。

難しいように感じるかもしれませんが、前述したとおり議事メモがしっかり取れていれば、議事録を作成するのはそう難しくはありません。

前置きが長くなりましたが、前回のメモを利用して議事録の体裁に整えていきましょう。

前回のメモはこちらから

怒られない議事録の書き方とは？会議中にどうやってメモを取ればいいのさ

↓議事メモ

★…決定事項
☆…todo

ぺんぺん太郎：来週（1/9）は定例について開催すべきか検討したい。対面の会議はコロナウイルス感染リスクが高いのではないか。
ほーりー：来週はリモートでの開催（Zoom）にするか。リモートでの開催であれば対面する必要がないため。
トド丸：Zoomとはなにか
ほーりー：テレビ会議システムのようなもの
ぺんぺん太郎：承知した。Zoomでよい★決定事項
ほーりー：承知した。私から会議案内をメールで送付する。☆todo
トド丸：定例会資料p.12記載の「サーモントラウト市場の調査」に関する元データの送付をお願いしたい。
ほーりー：承知した。私からメールで送付する。☆todo

まずは、議事録のフォーマットに必要事項を書き写しましょう。

よくある議事録のフォーマット

議事録
会議名：週次定例会議
開催日：2400年1月2日13:00-14:30
アジェンダ：①進捗報告 ②コスト状況 ③質疑応答
開催場所：株式会社にたまご商事　会議室A
参加者（敬称略）：
ぺんぎん水産　ぺんぺん太郎、トド丸
にたまご商事　ほーりー、ぴよひこ（文責）

【決定事項】
1.コロナウイルス感染拡大防止のため、次回の定例会議（1月9日開催）はリモートでの開催とする。

【ToDo】
1.リモート開催に伴い、Zoom会議に関する会議案内を送付する。（にたまご商事：ほーりー　期限：1月4日）

ここまで書けたら、その下に「要旨」や「要約」などと書いて、先ほどのメモを貼り、少し体裁を整えたら完成です。議事メモがしっかり取れていれば、議事録として最終化するのにあまり時間はかかりません。（だからこそ、議事メモをいかに綺麗にしっかりと取れるかが重要です！）

あまり時間をかけすぎても仕方がないので、議事メモの段階であの程度取れていれば、そのまま貼るだけでも良いかもしれませんが、少し体裁を整えるのであれば、下記のようなイメージでしょうか。